Evaluation des performances en entreprise : techniques et méthodes
Après une réunion, une opération commerciale ou n'importe quelle situation professionnelle, comment savoir si nos efforts ont réussi ou échoué ? Comment cette réunion nous apprendra-t-elle suffisamment pour en faire une meilleure la prochaine fois ? Il y a naturellement plusieurs manières d’évaluer. Le plus souvent, on demande aux participants de remettre des évaluations par écrit, ou de se réunir par petits groupes pour discuter, avec les animateurs, de ce qui a été réalisé.
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Il nous faudra décider si cette opération était plus utile immédiatement après la conférence, ou plus tard, lorsque les participants auront fait l’expérience concrète de ce qui aura été traité à la réunion. Dans la plupart des cas, il importe que le plan même de la réunion prévoie des épreuves plus ou moins permanentes, afin que l’on puisse voir rapidement si quelque chose ne fonctionne pas bien, et le corriger avant que n’apparaisse un problème.
Technique d’évaluation
Nous connaissons bien l’évaluation systémique qui se fait soi pendant soit après la réunion.
Comme il y a plusieurs types d’évaluation, les planificateurs doivent déterminer dans quel but on procureur à l’évaluation. Il y a essentiellement deux catégories de faits que l’on peut rassembler lors d’une réunion. Il y a d’abord les faits servant à la gestion, par exemple les réactions d’un groupe qui s’est réuni plusieurs fois. De tels faits peuvent guider l’animateur de la discussion dans sa planification, et aider à l’évaluation au jour le jour d’une conférence, au bénéfice d’un comité directeur. L’autre grande catégorie est celle des faits qui peuvent servir à une planification future. Elle comprend les réactions enregistrées à l’issue de la réunion et celles que l’on constate par la suite lorsque les participants sont rentrés chez eux.
Le premier type d’évaluation -aux fins de gestion- peut se réaliser de plusieurs manières. Une brève formule d’évaluation, que l’on appelle parfois formule de réaction post-réunion, peut-être distribuée à la fin de chaque séance. On y poserait des questions comme : Quelle impression avez-vous de cette séance ? : très bonne-bonne-passable-mauvaise.
A-t-elle été fructueuse ?
Pourquoi ? Que pensez-vous que le groupe devrait faire maintenant ?
Entretiens périodiques
On peut ménager des entretiens périodiques -disons, un par jour- avec un échantillon de participants. On peut aussi désigner une équipe d’évaluation qui procédera, plus ou moins systématiquement à des entretiens de couloir et rapportera ses constatations périodiquement à quelque groupe central. Ces techniques peuvent également apporter une information utile pour le second type d’évaluation en vue d’une planification future. Les planificateurs ont en outre généralement besoin de connaître les réponses aux questions suivantes, à titre de guide pour leur
travail à venir :
1. Qu’attendaient les participants de la réunion ?
2. Dans quelle mesure la réunion a-t-elle répondu à cette attente ?
3. Quelles lacunes les participants ont-ils noté en matière d’information, d’expérience et ainsi de
suite ?
4. Dans quelle mesure ont-ils estimé la réunion fructueuse ?
5. Quelles ont été leurs opinions sur le sujet choisi ?
6. Qu’ont ils pensé des méthodes de présentation ?
7. Ont-ils trouvé que l’on a bien traité les problèmes qui les intéressent ?
8. Quel usage les participants entendent-ils faire, éventuellement, de la documentation recueillie au cours de la réunion